Tin sa punctez si sa va explic ceva de care m-am lovit in ultimul timp si care consider ca necesita cateva precizari.
Actiunile nationale se desfasoara organizate prin agentia turistica Bon Voyage. Cum functioneaza si care este drumul, de la lansarea actiunii, pana la desfasurarea ei, puteti uramri si intelege, mai jos:
In primul rand actiunea este comunicata pe forum, cu detaliile necesare. De asemnea tot in aceasta faza se comunica un numarul optim de participanti, In principiu nu este posibil un numar mai mare de participanti decat numarul comunicat, iar un numar mai mic mai duce la pierderi pt agentie. Evident ca exista un prag. Anul acesta nu am tinut cont de el, din dorinta ca actiunile sa se desfasoare si membrii SC sa fie incurajati sa participe. Pe viitor nu o sa mai pot face acest lucru, din pacate mi-am epuizat resursele financiare pe care le-am avut la dispozitie pt aceasta parte de proiect. Deci fiecare actiune trebuie sa se acopere financiar, nu mai am cum sa suport costuri suplimentare si asta nu pt ca nu mai vreau, ci va explicam, nu mai am resurse disponibile.
Faza a doua este cea de inscriere. Pe Email, pe forum, in "inscriere in taberele Singles Camp". Functie de numarul de optiuni si de unde se tine actiunea afara sau in tara, Samiza face urmatorul pas:
Prerezervarea. In tara functie de destinatie, se gaseste locatia potrivita, se contacteaza persoana de la vanzari si se face o coamnda pe un numar de locuri, tinand cont asa cum am precizat de optiunile voastre transmise catre noi. Sunt situatii in care trebuie sa platim i avans din banii nostri, pt ca locatia este suprasolicitata si nu asteapta pana cand colectam avansurile de la voi. Alta situatie este de intocmire a unui contract pe numere de camere. Se staabileste un termen limita in care trebuie platit avansul. Pt afara este mai complicat: se intra in contact cu hotelierul sau se intra in sistemul de prerezervare si se opteaza pt un numar de camere. Intr-un anumit interval de timp trebuie achitat integral pt a putea fi sigur de rezervare.
Colectarea avansurilor. Eu transmit Samizei lista cu cei inscrisi, ea transmite Email-uri catre toti acestia. Si asteapta confirmarile voastre. Unii nu raspund nimic, nici ca nu mai vin, nici ca urmeaza sa se decida,. Nimic, parca intra in pamant. Pe acestia din urma, pt a fi siguri ca au primit Email-ul si pt a evita astfel o posibila problema de comunicare ii contactam si telefonic. Dupa o saptamana - doua avem practic o lista aproximativa cu participantii confirmati. Spun aproximativa, pt ca pana la plata avansurilor mai este un pas, pe care nu toti il trec. Dupa ce se incaseaza avansurile si se atinge numarul optim de participanti, se inchide lista si se trece la
Rezervarea hotelurilor si a pensiunilor. Se achita avansul, se incheie contractul pe numar fix de camere in cazul actiunilor din tara, iar in cazul actiunilor de afara se intra in sistemul on line si se face rezervarea finala in structura hoteliera ce decurge din cererile voastre (de exemplu 5 twin + 2 sgl). Din acest moment totuyl devine ireversibil: nu se mai poate face nimic, decat in situatia in care se gasesc inlocuitori sau si mai greu pt afara, in structura rezervata. Rezervarea on line nu permite revenirea, iar in situatia in care in exemplul pe care l-am luat cu 5 dbl + 2 sgl, renunta cei doi care optasera pt sgl si se inscriu altii doi care opteaza pt cazare in dbl, trebuie refacuta intreaga rezervare. Cu posibilitatea de pierdere a locurilor si cu costurile aferente zilei hoteliere modificate.
Stiu ca anularea inscierii sau retragerea dintr-o actiune este perceputa de majoritatea ca permisiva aici in Singles Camp, crezandu-se ca exista o portita si o anume flexibilitate. Din partea mea si a Samizei exista toata disponibilitatea si dorinta de rezolva aceste probleme care stiu cat de sensibile sunt. Dar din pacate nu este posibil, nu avem nici noi ce sa facem, decat sa punem bani din buzunar. Anul acesta am avut o situatie de renuntare in Italia si am pus banutii din buzunar, pt ca am considerat vina exclusiv a noastra, din moment ce in momentul rezervarii nu incasasem inca avansul. Samiza a primit confirmarea, a comunicat-o in agentie, dupa care a fost prinsa intr-un eveniment. Nu a comunicat cu colegul ei si acesta a facut rezervarea si evident si plata In acest timp deja venise anularea inscrierii si deci netransmiterea avansului. In Adriatica am mai avut o situatie de renuntare, de data aceasta dupa plata avansului si in care, din pacate desi am reusit sa completam pe ultima suta grupul, si structura era modificata si in plus a fost nevoie sa mutam toata excursia cu o zi. Evident ca banii de avans s-au pierdut si nu s-au mai putut recupera.
Nu stiu daca realizati cu adevarat cat efort este in spatele organizarii fiecarei actiuni, cate probleme apar si cat de bine trebui pregatita. Reusita unei actiuni depinde in mare masura si de timpul pe care-l ai la dispozitie si-l poti aloca cautarii locatiei si rezervarii. De aceea plata avansurilor trebuie facuta din timp si la timp.
La actiunile din tara, problemele sunt similare. Ai un contract cu locatia pe un anumit numar de locuri si platesti avansul pt aceastea. Renuntarea cu recuperarea avansului nu mai este posibila decat in cazul gasirii unui inlocuitor. Plus toate costurile generate agentiei comison de primire si apoi de transmitere a avansului, aici ma refer la situatia fericita in care se gaseste un inlocuitor. Nu este posibil nici mutarea avansului pe alta actiune, este acelasi lucru ca si o renunatare fara inlocuitor. Se pierde deci avansul achitat.
Acum pt Sibiel. S-au inscris multi, au achitat mult mai putini. Iar cineva a renuntat cu argumentul unei nunti. La orice agentie sau la orice locatie din tara si din lume pt un asemenea argument nu ati primi avansul inapoi. Exista asigurarea storno care asigura recuperarea banilor dar si aceasta doar in situatii de deces sau foarte grave. In nici un caz situatii de genul celei pe care v-am prezentat-o. Nu va scriu toate acestea cu nici o suparare ci doar cu dorinta de a intelege ca un avans achitat nu se mai poate recupera. NU vreau sa mai existe neintelegeri din acest motiv. La inceputul anului, cand am lansat catalogul, am postat si precizarile cu privire la rezervare. Le gasiti la tabere curente si le puteti consulta oricand.
